Avec la dématérialisation des documents liée à l’avancée de l’utilisation des nouvelles technologies mais aussi une volonté eco responsable de respecter l’environnement, la simplification des procédures et la modernisation des démarches s’avèrent indispensable au bon fonctionnement d’une relation contractuelle qui lie les entreprises et leurs salariés.
Aussi, la loi travail du 16 août 2016 dite loi El Khomri vise à promouvoir l’élaboration par exemple d’un bulletin de salaire transmissible par voie électronique. Cette réforme n’est pas sans conséquence pour l’employeur en matière de réorganisation et gestion ce qui peut même représenter un coût financier pour l’achat de logiciel pour le temps demandé pour garantir la sécurité de transmission des flux de données par nature confidentielles. Aussi l’expert comptable en ligne informe et accompagne les entreprises dans cette démarche et peut même proposer des packs afin de gérer lui-même cette fastidieuse formalités tenant compte des impératifs règlementaire sen la matière sachant que les décrets sont en cours d’élaboration pour superviser au mieux ce changement vers une transition numérique responsable.
La remise du bulletin de salaire notamment par voie électronique
Dès lors qu’un salarié effectue pour le compte d’une société une prestation de travail, il convient de lui verser une contrepartie financière. Le salaire doit être versé selon une périodicité régulière et au minimum une à deux fois par mois selon que le salarié est mensualisé ou non. À l’occasion du versement de la rémunération, il ya obligation de lui délivrer un bulletin de paie. Que ce soit par courrier, en main propre ou par voie électronique depuis le 1er janvier 2017.
• en main propre contre décharge : il ne peut exiger aucune formalité de signature ou d’émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin ;
• transmis par courrier en lettre simple;
• transmis par voie électronique, sauf en cas d’opposition expresse du salarié concerné et dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données.
Des étapes utiles pour réaliser des économies par établissement de bulletin de salaire
Première étape : l’information du travailleur. « Un mois avant la mise en place de la dématérialisation ou au moment de l’embauche », l’employeur devra expliquer à son salarié qu’il peut continuer à recevoir son bulletin de paie au format papier. Même si l’intéressé ne manifeste aucune opposition au départ, rien ne l’empêchera par la suite de changer d’avis. Sa demande pourra simplement prendre trois mois avant de produire ses effets.
Deuxième étape : la mise en ligne de bulletins de paie. Pour les salariés concernés, l’employeur devra garantir la disponibilité des documents dématérialisés pendant une durée de 50 ans (ou du moins jusqu’à la 70eme année du travailleur).
Et en cas de fermeture de l’entreprise ou du service de stockage de ces fichiers ? Les personnes concernées devront être informées « au moins trois mois avant la date de fermeture du service pour leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés », prévoit le projet de décret.
Les salariés pourront en effet « récupérer à tout moment l’intégralité de leurs bulletins de paie émis sous forme électronique, sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé ». Probablement sera-t-il ainsi possible de télécharger en quelques clics une archive contenant l’ensemble de ses bulletins de paie.
Troisième étape : appariement avec le CPA. Afin de faciliter la consultation (et non le téléchargement) des bulletins de paie dématérialisés, notamment en cas de changement d’entreprise, « le prestataire assurant la conservation des bulletins de paie émis sous forme électronique pour le compte de l’employeur, ou l’employeur lorsque celui-ci assure lui-même cette conservation », sera tenu de « garantir leur accessibilité » via le compte personnel d’activité.
Clémentine Lafarge 
